無駄な仕事に時間を取られていませんか？
仕事をしていて思うのは、とにかくとても忙しいということです。
なにを当たり前のことを言ってるんだと思うでしょうけれど、本来のとりかかっている仕事量以上の忙しさを感じるのです。
別にタイピングが遅いわけでもなく、仕事もある程度慣れていて、効率よく仕事をするように心掛けてはいる。自分の能力が著しく低いことが原因であるようには思えない。なにかそういったこと以外の、普段は気づかないようななにかがあるのではないか。
そんなことを一度振り返って考えてみます。
目次
ここまで忙しい必要があるのか？
目の前に積まれた書類の山、見積や問い合わせメールやら作成途中の資料などを眺めながら、なにかおかしいけれど、とにかく片っ端から片付けなければいけないのだからとにかく取り掛かる。
急ぎの仕事でお客さんが待ちきれずに催促してくるものや、その日に終わらせなければいけない仕事もありますし、突発的に発生する仕事やらで、どんどん時間が削られていく。
でも、自分がやらなければ自動的に仕事が減っていくということはあり得ないので、気合をいれてガンガン仕事に打ち込む。
そんな毎日です。
典型的なサラリーマンの図式ではないでしょうか。
なにがそこまで忙しくさせているのか
自分が出している成果とパフォーマンスを考えたときに、どうも無駄な時間が多いように感じます。
なぜそう感じるのか、なにがそう感じさせているのかを考えてみると、時間を無駄に取られていると思われるものがあります。
- 電話
- メール
- 会議
- 日報
どれも当たり前に行っている業務ですが、これの量が多すぎるような気がします。
電話
仕事をする上でかかせないもので、社内からの連絡と社外からの連絡の双方がかかってきますね。
でもこの電話、ちょっと曲者だなと思うのは私だけでしょうか。
私たちの働き方や仕事内容などが大きく変わっていない中で、この電話だけが固定電話から携帯電話、スマーフォンへ進化して、以前は社内にいるときしか電話をしなかった文化が今や365日24時間、電話をかけられる時代となりました。
その結果、否応なしに担当者はいつでも電話を受け取らなければならない状況に追い込まれています。
社内の人間は、担当者がいなければ自分たちでなんとか処理をしていた仕事も、全部担当者へ回すことができるようになり、社外の人も会社へ電話するよりも事情が分かっている担当者へ話をした方が早いと思い電話をする。
その結果、ひとりの担当者へかかってくる仕事量と電話にとられる時間というのは、飛躍的に増大していると考えます。
メール
とにかく今の時代の仕事は、すべてにおいてエビデンスが大事だと言われます。
電話をしたときに話した大事なことは、エビデンスとしてメールをしておかなければいけない。なんのための電話なのかと思いますね。
電話と違って相手の時間を取らせないからと、なんでもかんでもメールを投げる人もいます。
メールを投げる前によく考えてみたり、自分で少し調べてみればわかることすら、すべて気軽に送ることのできるメールで連絡をします。
受け取った担当者は、ひとつひとつをすべて間違いがないように確認を行い返信をしますが、これにまた時間を取られることになります。
会議
会議は仕事なのかということを一度考えた方がいいのはないかと思います。
仕事の進捗や今後の見通し、進め方などを見直したり、報告や指示を行うのが会議の在り方ですが、いろんな人の話を聞く限り、たいていの会社の会議は今の半分以下の時間で終わらせることができるように感じます。
まず、開始時間が決まっているのはいいのですが、終わりの時間が設定されていなかったり、終了時刻をだらだらと引き延ばしているケースが非常に多いですね。
日報
社員の活動を監視するために、日報を書かせている会社もいまだたくさんあるようです。
日報を欠くことで業績が上がったり、事故を未然に防げたり、なにか意味にあることがあるのならいいのですが、うまく活用できているという話を聞いたことがありません。
日報の作成に時間をかけるのなら、ほかの業務をこなした方が効率的だと感じます。
対策
以上4つの、時間を取られすぎていると感じる仕事について取り上げましたが、本来はどれも必要があって発生しているものですし、実際にその仕事はやってしかるべきものだと思います。
自分の仕事を振り返ってみたときに、なににどのくらいの時間を使っているのかということを見返してみる必要があります。
無駄なメールが多すぎると感じるのであれば、削減する努力や、テンプレートを用意してひとつひとつのメール作成時間を短縮するなどの工夫ができるはずです。
電話についても、話の長い人というのはいるもので、早めに切り上げるようにしたり、仕事の分担について社内で取り決めを行っておいて、無駄な電話を減らす工夫ということもできるでしょう。
会議や日報については、個人でどうこうできる問題ではないかもしれませんが、時間短縮するためにどうすればよいか、考えてみるなり、社内で同僚や信頼できる上司に相談したり意見を出し合うなどの場を設けるものいいかと思います。
まとめ
今回は自分の仕事環境について、客観的に眺めてみましたが、このケースに当てはまる人もたくさんいるのではないでしょうか。
仕事の成果を上げるため、また自分の時間を守るために、日頃からいろいろな工夫と根回しなどが必要ですね。
サラリーマンはその業績によらず、時間と労働力を対価に給料を得ている職業とも言えます。
その時間を効率的に使うことで業績を上げて会社からの信頼を得ることで、対価である給料も増えていくのではないでしょうか。
